Кто вам сказал, что если заплатить налоги, то можно спать спокойно? Кто бы это ни был, этот человек вас обманул. Точнее, сказал не всю правду. Кроме уплаты налогов, у предпринимателя есть обязанности соблюдать и другие законы. Например, правильно оформлять сотрудников. В этой статье мы научим, как это сделать.
Этап первый — заявление о приеме на работу
Итак, после удачного собеседования решено брать человека на работу. Первое, что должен сделать будущий сотрудник, — написать заявление. Оно подается на имя руководителя организации. Документ пишется в свободной форме от руки. Для удобства можно распечатать готовые бланки. Текст должен быть примерно таким:
- “Генеральному директору ООО “Иванов и партнеры” Иванову Ивану Ивановичу от Петрова Петра Петровича.
- Заявление
- Прошу принять меня на работу на должность менеджера по продажам”.
- Дата, подпись.
Заявление о приеме на работу подписывается руководителем или его замами, уполномоченными нанимать сотрудников. Помимо визы директор должен указать свое согласие — написать “Не возражаю”, “Согласен” или что-то подобное.
Этап второй — медицинский осмотр
Это не для всех. Правительством Российской Федерации разработан перечень профессий, для которых медицинские осмотры обязательно.
Это работники, занятые во вредных условиях труда, врачи, вахтовые работники.
Применительно к интернет-магазину медосмотр должны проходить офисные служащие, работающие с компьюером более 50% рабочего времени и торговые работники — например, продавцы точек выдачи товара, а также курьеры.
Если у вас интернет-магазин продуктов питания или доставка фастфуда — суши, роллов и гамбургеров, то сотрудникам, которые участвуют в работе с едой, нужна еще и медицинская книжка. А несовершеннолетние проходят медосмотры вне зависимости от профессии — все подряд.
Для прохождения медицинской комиссии вы должны выдать будущему сотруднику направление. Утвержденной формы для него нет, но есть перечень требований к этому документу. Согласно приказу Минсоцразвития № 302н в направлении должны быть указаны:
- наименование организации с указанием формы собственности (ИП или ООО);
- коды деятельности по ОКВЭД;
- наименование медучреждения, в которое направляется работник;
- ФИО работника и наименование должности;
- указание подразделения (отдел продаж, бухгалтерия и так далее);
- перечень вредных факторов.
По данным, указанным в направлении на осмотр, врачи решат, каких специалистов должен пройти соискатель и какие сдать анализы. После успешного прохождения осмотра на руки сотруднику выдается справка с заключением о пригодности к работе.
Примечание. В российском законодательстве есть понятие “Специальная оценка условий труда”.
Любой предприниматель обязан пригласить специализированную организацию для того, чтобы те исследовали все рабочие места и дали заключение о состоянии рабочих мест и специфике деятельности.
Именно на основании этого заключения решается, нужны сотрудникам медосмотры или нет.
Этап третий — приказ о приеме на работу
Работник вернулся к вам с медсправкой, подтверждающей его пригодность к работе. Теперь дело за вами. Первое, что вы должны сделать как работодатель, — издать приказ о приеме на работу. Это основной документ при трудоустройстве. На его основании заключается трудовой договор, о котором мы расскажем в свое время.
- В приказе указывается наименование организации, ФИО руководителя, порядковый номер документа. Текст следующий:
- “Принять на работу Иванова Ивана Ивановича на должность менеджера по продажам с такого-то числа”
- Дата, подпись.
Работника знакомят с приказом о приеме на работу под личную подпись. Приказ регистрируется в журнале учета приказов. К нему прикладывается справка о медосмотре и заявление о приеме на работу — это будет личное дело сотрудника.
Этап четвертый — заключение трудового договора
Договор сотавляется в двух экземплярах — по одному для каждой стороны. В документе указываются базовые вещи:
- размер оплаты труда;
- должность, подразделение (например, менеджер отдела продаж);
- кому непосредственно подчиняется работник;
- испытательный срок, если он есть;
- должностные обязанности;
- прочие условия работы.
Еще один важный пункт, который обязательно нужно прописать в трудовом договоре: режим работы и отдыха. Формулировка примерно такая: “Для работника устанавливается 40-часовая рабочая неделя. Режим работы — с понедельника по пятницу, с 9:00 до 18:00. Суббота и воскресенье — выходные дни”.
Иногда трудовой распорядок указывается в инструкциях, которые работник читает после подписания трудового договора. А потом, после сдачи экзаменов, расписывается за них.
Так вот, получается, что сотрудник не ознакомлен с трудовым распорядком под роспись сразу. В нашей практике был случай, когда один из менеджеров, отработав первый день, пропал с радаров на две недели.
После чего появился, как ни в чем не бывало и был уволен за прогулы.
А потом началось самое интересное. Хитроумный сотрудник обратился в суд с исковым требованием о восстановлении в должности. В заявлении он указал, что не знал о том, что должен ходить на работу каждый день.
И при изучении документов суд не нашел ни одного опровержения его словам. Не было ни одной бумажки, в которой сотрудник расписался бы о знании режима работы. Формально его действительно не известили, что он должен работать каждый день с 9 до 18.
Соответственно, не было и прогулов, и причины для увольнения. Суд восстановил работника в должности.
Именно для того, чтобы этого не произошло, надо известить работника о режиме работы в первый же день. И лучший способ сделать это — включить данный пункт в трудовой договор.
Этап пятый — внесение записи в трудовую книжку
Если у сотрудника уже есть заполненная трудовая, нужно просто внести туда новую запись. Это делает инспектор отдела кадров или уполномоченное лицо. Это может быть сам индивидуальный предприниматель. Запись предельно проста:
“Принят на работу в ООО “ХХХ” на должность менеджера по продажам в отдел продаж с такого-то числа такого-то месяца на основании приказа № 1”.
Дата, подпись инспектора или должностного лица, печать организации. Или отдела кадров, если он у вас есть.
Это если трудовая существует. Если сотрудник устраивается на работу впервые и трудовой книжки у него нет, ее надо завести. Трудовая продается в любом книжном магазине или магазине канцелярских товаров. Сотрудник должен ее приобрести и принести вам.
А вы, в свою очередь, заполнить титульный лист. Данных там минимум — ФИО работника, его образование и профессия, дата рождения, дата заполнения книжки и подпись ответственного лица. Обычно это инспектор отдела кадров или уполномоченный работник.
В случае индивидуального предпринимателя — сам ИП.
Первая страница заполняется разборчивым почерком, без помарок и исправлений. Этот документ останется с работником на всю жизнь и понадобится при оформлении пенсии. Также на титульный лист ставится печать организации.
Уведомляем государство о статусе работодателя, начинаем платить отчисления
Для начала немного отвлечемся и порассуждаем о глобальном. В нашей стране есть пенсионное обеспечение, медицинское страхование и прочие блага от государства.
Для этого есть специальные фонды: пенсионный, фонд социального страхования и налоговая инспекция.
Именно оттуда государство берет средства на пенсии по старости, лечение и реабилитацию профзаболеваний и другие нужды.
Становясь работодателем, вы обязаны отчислять во все эти фонды деньги. Это основа социального благополучия населения. Коротко расскажем, как это работает:
- Налоговая инспекция. Собирает налоги — и ваши, и ваших работяг. Вы уплачиваете налог с прибыли, сотрудники — налог на доходы физических лиц — НДФЛ. Деньги идут на содержание госаппарата, оплату труда врачей, учителей, полиции и так далее.
- Пенсионный фонд России — ПФР. Аккумулирует деньги на выплату пенсий по старости.
- Фонд социального страхования — ФСС. Фонд оплачивает лечение травм после несчастных случаев на производстве, профессиональных заболеваний, санаторно-курортное лечение.
В 2018 году вам нужно подать одно-единственное уведомление — в фонд социального страхования. В пенсионный и налоговую ничего сообщать не нужно: они сами все узнают из первой квартальной отчетности.
После подачи уведомлений вы начинаете платить взносы. Налоги и пенсионные отчисления платятся в ФНС, страховые взносы — в фонд социального страхования.
Поскольку пенсионные отчисления контролирует налоговая, а не пенсионный фонд, в последний о взносах нужно сообщать. Причем ежемесячно.
Оплатили страховые взносы в налоговую — подаете уведомление об уплате в ПФР. И так — каждый месяц.
Резюмируем. Для того, чтобы не было проблем с госведомствами, вы должны оплачивать страховые, пенсионный взносы и налоги на каждого работника.
Для этого нужно подать уведомление в фонд социального страхования. На это дается 30 дней после приема сотрудника на работу.
После этого делайте перечисления в налоговую и ФСС, а в пенсионный фонд носите ежемесячные отчеты об уплате взносов.
Гражданско-правовой договор
Бывает, что нужно нанять сотрудников на разовую работу. Например, в вашем офисе требуется косметический ремонт. Надо переклеить обои, покрасить стены, заменить сантехнику и плитку в уборной. Не нанимать же для этого в штат сантехников, штукатуров и маляров! Здесь на помощь придет гражданско-правовой договор.
Такое соглашение оформляется на разовые работы. Классический пример гражданско-правового договора — это договор подряда. Вы выступаете в роли заказчика, а исполнитель — в роли подрядчика. В документе прописывается вид и объем работы, сроки ее выполнения и условия оплаты.
После выполнения заказа стороны подписывают акт приемки выполненных работ и финансовые документы, после чего расстаются с миром.
Что делать, если работники нужны раз от разу?
Представим себе ситуацию. У вас есть небольшой интернет-магазин и используете единый налог на вмененный доход — ЕНВД. Налоговая декларация на этом режиме сдается раз в квартал. Но заполнять ее сами вы не хотите и не умеете — лучше нанять для этих целей квалифицированного бухгалтера.
Как и в случае с ремонтом офиса, невыгодно держать специалиста для того, чтобы он раз в 3 месяца заполнял одну единственную бумажку и относил ее в налоговую. Поэтому лучший вариант в этой ситуации — договор аутсорсинга, или заемного труда.
Выглядит это так. В некой организации трудится бухгалтер на полную ставку. Вы договариваетесь с ее руководителем о том, что раз в квартал он предоставляет бухгалтера вам — для составления и подачи отчетности. И заключаете соответствующий договор.
Это и будет договор аутсорсинга.
Горькая правда жизни вместо вывода
А теперь давайте считать. Знаете, какой штраф грозит индивидуальному предпринимателю, если он не оформляет работников как положено? От 5 тысяч рублей. Если не вдаваться в математику, то примерно столько же взносов в фонды нужно платить на каждого работника каждый месяц. И это при минимальном размере оплаты труда.
Казалось бы, предпринимателям проще оплачивать штрафы, чем законно оформлять своих сотрудников. Но это все от незнания законов. При ближайшем рассмотрении выяснится, что уплачивая все положенные взносы, вы только экономите.
Например, больничные можно оплатить не из своего кармана, а из фонда социального страхования. А за страховые отчисления вполне реально сэкономить на налогах. Мы обязательно научим вас этому в следующих статьях.
А пока — оформляйте сотрудников как положено и спите спокойно!
Можно ли принять на работу сотрудника без прописки и регистрации
Работа большинства хозяйствующих субъектов требует приема на предприятие трудовым соглашениям наемных сотрудников. Заключая данные договора, каждая из сторон этих взаимоотношений должна назвать себя путем фиксации своего наименования, месторасположения и основных реквизитов. Однако у кадровика порой возникает вопрос, можно ли принять на работу сотрудника без прописки и регистрации.
Особенности устройства на работу без прописки
Рассмотрим подробнее можно ли принять на работу без прописки и регистрации сотрудников.
Что говорит закон
Положения нормативных актов устанавливает, что у человека существует право на труд. При этом применение каких либо ограничений, в том числе и наличие регистрации по строго установленному месту, в отношении данного права ведет к дискриминации данного человека. А трудовое законодательство определяет запрет на установление каких либо видов дискриминации при приеме на работу сотрудников.
В связи с этим работодатель может принять на работу сотрудника даже если у него отсутствует постоянная или временная прописка. Нормы права на вопрос можно ли работать без регистрации гражданину рф не запрещают это делать.
Работодатели часто отказываются от такого приема из-за того, что с таким человеком при необходимости будет очень трудно связаться. Ему нельзя будет как в обычных ситуациях отправить письмо на домашний адрес. Поэтому в отношении данного работника процедура уведомления усложняется.
Важно! Однако, если руководство компании откажет кандидату на вакансию по причине отсутствия у него регистрации, оно может быть привлечено к соответствующей ответственности.
Данное правило действует и в ситуации, когда у работника закончилась регистрация, а он ее не спешит продлевать. Работодатель не имеет право требовать этого, а тем более расторгнуть трудовое соглашение по причине окончания прописки.
Обязательность регистрации для граждан России и трудовых мигрантов
Нормы предусматривают обязанность граждан России проходить процедуру регистрации, если они проживают по данному месту более 90 дней.
Постановка на регистрационный учет не требует затрат. Однако, она влечет сообщение контролирующим органам, где этот человек проживает, а это может привести к огласке договоров найма помещения.
Многие лица, которые сдают в настоящее время жилье другим, пытаются утаить данный доход от налогообложения, поэтому они предпочитают официально не показывать. Поэтому и работники остаются часто без временной регистрации.
Внимание! Тем не менее нормы права требуют от этих лиц, чтобы они проходили хотя бы процедуру временной регистрации. В противном случае к данным лицам могут применяться меры административного воздействия в виде штрафа. Данное правило распространяется на трудовых мигрантов.
До июля 2018 года такие лица могли проходить регистрацию по месту нахождения своего работодателя. Однако, новые нормы, вступившие в силу в прошлом году, требуют, чтобы мигранты проходили постановку на учет по месту своего фактического проживания. Это они должны сделать, как только старая их регистрация закончиться.
Когда наличие прописки – обязательное условие?
Также требование об обязательном наличии прописки действует на иностранных граждан. Если он хочет осуществлять трудовую деятельность на территории России, он обязан получить разрешающий документ на это. Если такое разрешение не оформлено, то работодатель имеет право отказать в приеме на работу.
Не требуется проверять прописку иностранца в следующих случаях:
- Если на работу устраивается иностранец, у которого оформлен вид на жительство;
- При приеме на работу граждан из ЕАЭС.
Трудоустройство с временной регистрацией по месту жительства
Когда гражданин приезжает в другой регион для заработка, он обычно меньше всего задумывается о необходимости иметь временную регистрацию. Однако работодатели очень часто предъявляют такое требование к своим соискателям. И не все понимают законность данного требования.
На самом деле предъявлять такое требование к работнику уже незаконно. В ТК РФ указан перечень документов, которые необходимо предоставить при оформлении на работу. Этот перечень является закрытым — работодатели могут его сократить, но не имеют права расширять собственными документами. В текущий вариант этого списка не входит документов, подтверждающих временную регистрацию.
Точно такой же позиции придерживается и Верховный суд, который указал судам иных видов обратить внимание на то, что отказ работодателя трудоустроить из-за отсутствия регистрации является незаконным. Такое требование со стороны работодателя нарушает право на свободу передвижения и выбор места проживания.
Внимание! При этом самим работникам необходимо помнить, что закон требует проводить временную регистрацию в случае, если пребывание в другом городе либо регионе превышает 90 дней. За нарушение указанного пункта может накладываться административная ответственность.
Информация о том, что нельзя устроиться на работу в случае отсутствия регистрации в регионе работы, основывается на трудовом законодательстве СССР. Там действительно было такое ограничение.
В настоящее время законодательство СССР не действует, а в ТК РФ и иных нормативных документах не содержится данного требования. Поэтому можно ли принять на работу в организацию человека без прописки, руководство не должно устанавливать данное ограничение.
При этом законодательство запрещает устанавливать какие-либо ограничения исходя из места жительства работника.
Так, администрация обязана заключить трудовое соглашение с любым желающим, если он соответствует предъявляемым деловым качествам, не учитывая сведения о прописке либо регистрации.
Также нет никаких штрафов за то, что на работу будет принят сотрудник без местной прописки либо регистрации.
Важно! Если работодатель отказывает в оформлении по данной причине, то он нарушает Конституцию РФ, ТК Российской Федерации, и федеральные законы. Если такой факт будет выявлен, то компания может быть привлечена к ответственности.
При вопросе как устроиться на работу без прописки это лицо должно понимать, что сделать это можно, но у него могут возникнуть проблемы с административным законодательством.
КОАП предусматривает наказание в случае, если гражданин игнорирует требование закона о наличии в любом месте постоянной либо временной регистрации. Если страница паспорта, где должен стоять соответствующий штамп пуста, то на нарушителя может накладываться штраф до 5000 рублей.
Работодатель не имеет право отказать соискателю в приеме на работу по причине того, что у него нет прописки. Однако, поскольку у работника отсутствует один из обязательных «реквизитов» – адрес, он должен сообщить об этом факте в УФМС. Работники данной службы в этой ситуации найдут нарушителя и наложат штраф.
Для работодателя
Закон запрещает работодателю отказывать в заключении трудового соглашения с соискателем, если последний удовлетворяет предъявляемым к должности требованиям, но у него нет местной прописки либо регистрации. Поэтому, в случае отказа к нему может быть применено административное наказание.
Также в законе нет каких-либо запретов на оформление работника, у которого нет прописки. Работодатель не несет какой-либо ответственности, поскольку на него не возлагается обязанность следить – есть ли у работника временная регистрация.
Однако, если у сотрудника нет какого-либо постоянного адреса, организация может столкнуться с невозможностью отравить ему какой-либо письменный запрос или уведомление — к примеру, о сокращении, либо о необходимости получить трудовую книжку и т. д.
Данное правило не касается трудоустройства иностранцев. Работодатель при приеме на работу такого лица обязан требовать предоставления документа, подтверждающего легальность нахождения данного человека на территории России.
Внимание! В случае, если будет допущен прием на работу иностранца без обязательной регистрации, то на такого работодателя будет наложен административный штраф согласно КОАП размером до 1 млн. рублей.
При этом если иностранец не предоставляет документ, то ему можно легально отказать в оформлении на работу по причине непредоставления обязательного пакета документов.
Выводы
В настоящее время регистрация (постоянная либо временная) имеет большое значение. Работники, переезжая в другую местность, должны понимать, что за ними закрепляется обязанность при длительном пребывании на данной территории встать на регистрационный учет.
Администрация должна положительно отвечать на вопрос можно ли работать в компании без прописки, поскольку трудовое законодательство не предусматривает данного требования. Если работодатель попытается применить к работнику административные меры из-за отсутствия прописки, он понесет наказание в соответствии с законом.
Документы при приёме на работу. Список документов 2021 года
Устраиваясь на работу, человек несет с собой не только багаж знаний, умений и надежд, но и определенные документальные подтверждения своей личности, компетентности и законопослушности.
Проходя процедуру официального трудоустройства, нужно уделить внимание документальной стороне процесса. Законодательно предусмотрен определенный перечень документов, которые должны быть на руках у каждого соискателя при установлении трудовых отношений.
На практике этот перечень обычно дополнительно расширяется за счет требований работодателя.
- Вопрос: Какие документы об образовании возможно потребовать при приеме на работу медицинского работника для проведения предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров водителей?
Посмотреть ответ - Рассмотрим, какие бумаги при заключении трудового договора обязательны, а относительно требования каких можно поспорить, и стоит ли это делать.
- Какие документы работодателю надо запросить при приеме на работу гражданина Киргизии?
Документы, необходимые при поступлении на работу по ТК РФ
Трудовой кодекс РФ в ст. 65 дает перечисление документов, которые обязательны к предъявлению лицом, устраивающимся на официальную работу. К ним относятся следующие бумаги.
- Документ, удостоверяющий личность соискателя. Обычно это паспорт. В законе допускается предоставление иных документов, удовлетворяющих той же цели, но не раскрывается, каких именно. На практике в качестве такого удостоверения могут служить документы, содержащие фотографию владельца и основные сведения о нем:
- заграничный паспорт – примут у иностранных граждан или нерезидентов России;
- свидетельство о рождении – если по каким-либо причинам трудоустраивается ребенок до 14 лет;
- военный билет – для военных, начиная со звания прапорщика или мичмана;
- удостоверение беженца – для людей, утративших документы в результате общественных катаклизмов, которые получили документ иммигранта путем ходатайства о признании беженцем;
- справка об освобождении из мест заключения – если трудоустраивается работник, вышедший после тюремного срока;
- свидетельство, что в России предъявителю предоставлено временное убежище;
- водительские права – в некоторых случаях могут заменить паспорт.
ВАЖНО! Из всего перечня указанных в ст.65 ТК РФ документов только этот является безусловно необходимым при устройстве на работу. Его отсутствие – абсолютная причина для отказа в трудоустройстве. Все остальные документы могут потребоваться при определенных обстоятельствах, а иногда можно обойтись и без них.
- Документ воинского учета понадобится, если соискатель является военнообязанным или подлежит призыву в ряды Вооруженных сил. Для тех, кто прошел военную службу и пребывает в запасе – это военный билет или удостоверение, выданное взамен него. Будущие призывники предъявляют удостоверение о том, что они подлежат призыву на военную службу. Если такого документа соискатель предоставить не может, ему не должны отказать в трудоустройстве по этой причине. Кадровик имеет право сделать соответствующую отметку в личном деле и проинформировать военкомат о трудоустроенном потенциальном призывнике.
- Документ, свидетельствующий о пройденном обучении (диплом, сертификат, свидетельство о повышении квалификации, могут попросить и лист-вкладыш с оценками). Нужен для того, чтобы подтвердить квалификацию и профессиональный уровень будущего работника, когда работа требует специальной подготовки.
К СВЕДЕНИЮ! Работодатель имеет право для подтверждения уровня, указанного в предоставленных документах, назначить сотруднику испытательный срок или дополнительную аттестацию и принимать решение о трудоустройстве, исходя из результатов.
- Трудовая книжка. Нужна, если человек меняет работу. Трудовой книжки может не быть на руках, если:
- это первое официальное трудоустройство гражданина;
- человек устраивается на работу по совместительству;
- трудовая книжка утеряна или повреждена.
- Карточка СНИЛС – свидетельство, содержащее номер СНИЛС, если человек зарегистрирован в системе пенсионного страхования. В отдельных случаях предоставить ее не получится:
- СНИЛС ранее не оформлялся (человек официально нигде не работал);
- карточка утрачена;
- со времени выпуска карточки изменились персональные данные (фамилия).
Эксперты поясняют, почему работодатель не может отказать в трудоустройстве соискателю, если он предъявил удостоверение личности военнослужащего, а не военный билет.
Какие документы нужны при заключении трудового договора с лицом, не достигшим соответствующего возраста?
ВАЖНО! Законодательство РФ ЗАПРЕЩАЕТ требовать от устраивающегося на работу лица любые дополнительные документы.
На работу впервые в жизни
Если гражданин не был официально трудоустроен, то его первый работодатель вправе потребовать от него только удостоверение личности. Диплом и военный билет понадобятся только в тех случаях, когда работа требует специальной подготовки, а сам соискатель военнообязанный. Остальные документы будут оформлены для сотрудника работодателем после заключения трудового договора:
- трудовая книжка – в течение 5 дней после трудоустройства;
- СНИЛС – в течение нескольких недель, необходимых для выпуска карточки (до месяца).
ВАЖНО! Рекомендации по оформлению первичной трудовой книжки в 2020 г. от КонсультантПлюс доступны по ссылке.
Дополнительные документы в связи со спецификой работы
Некоторые специальности и должности, связанные с определенными законодательными требованиями, нуждаются в документальном подтверждении особенностей личности соискателя. ТК РФ и отдельные нормативные акты предусмотрели для таких профессий некоторую дополнительную документацию, которую вправе затребовать работодатель при трудоустройстве:
- водительское удостоверение соответствующей категории (если работник устраивается на должность, предусматривающую вождение определенного вида транспорта);
- медицинская книжка (необходима при занятии должности в педагогической, медицинской, торговой сферах, а также для работников общественного питания);
- разрешение на работу, выданное Федеральной Миграционной службой – для граждан других государств, устраивающихся работать в России;
- свежая справка о прохождении медицинского осмотра (по форме 086-У) об отсутствии противопоказаний для указанной профессиональной деятельности – для видов работы, связанных с опасностью для здоровья или в неблагоприятных условиях, а также для всех несовершеннолетних соискателей;
- справка об отсутствии судимости и/или уголовного преследования (возможно, о реабилитации после такового) нужна для некоторых должностей, предусматривающих ограничения по этому признаку, например, для работы в судебной системе.
Работодатель может попросить
В списке необходимых документов не содержится прямых указаний на многие бумаги, которые часто приходится на практике предъявлять по просьбе работодателя. Безусловно, непредоставление этих документов не должно повлечь отказа в трудоустройстве, а если повлекло, его можно оспорить через суд.
Но стоит подумать, начинать ли сотрудничество с судебных разбирательств. Тем более, что в большинстве случаев просьба работодателя о тех или иных документах необременительна для соискателя, а часто – в его собственных интересах.
Что может быть в пакете документов для трудоустройства, кроме обязательных бумаг?
- Заявление о приеме. Оно будет написано сотрудником при оформлении по установленному в организации образцу. Иногда достаточно просто заполнить и подписать типовой бланк со стандартными реквизитами:
- ФИО и должность работодателя;
- ФИО будущего сотрудника и его адрес;
- заглавие документа – заявление;
- просьба принять на определенную должность в том или ином структурном подразделении в конкретной организации;
- особенности трудоустройства – неполный рабочий день, работа на ставку или ее долю, по совместительству, на определенный срок и др.;
- подпись и расшифровка ФИО;
- дата написания.
Заявление о приёме на работу будет подшито к личному делу сотрудника, которое оформят кадровики.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Формулировка должности, указанная в заявлении (как и впоследствии в трудовом договоре, трудовой книжке и других документах) должна дословно совпадать с указанной в штатном расписании.
- Фотографии (обычно просят 3 шт. формата 3х4) потребуются для оформления личного дела, личной карточки сотрудника, рабочего пропуска и т.п.
- Анкета – заполняется также в процессе оформления. Может быть нужна для внутреннего пользования.
- Справка о заработной плате с предыдущего места работы. Предоставление этого документа целиком в интересах соискателя, поскольку, если он уйдет на больничный при минимальном стаже на новом месте, он может получить повышенные выплаты в связи с расчетом по предыдущим заработкам.
- Характеристика от прежнего работодателя, особенно представляющая соискателя в выгодном свете, повысит его шансы на трудоустройство и лучшие условия работы при прочих равных обстоятельствах.
- Дополнительные свидетельства квалификации: сертификаты соответствующих курсов, справки о прохождении аттестации, свидетельство об ученой степени и т.п.
- Документы о составе семьи бывают нужны для дополнительных гарантий работодателя или предоставления сотруднику определенных льгот (например, материальной помощи, дополнительных отпусков и т.п.).
- Любые документы, могущие повлиять на социальные льготы и начисление компенсаций:
- справка о беременности;
- удостоверение многодетной семьи;
- справка о наличии малолетних детей или близких родственников-инвалидов;
- справка о донорстве;
- свидетельство о работе в зоне радиоактивного заражения;
- государственные награды и т.п.
Зачастую бывшие работодатели оформляют характеристику по такой форме.
Часто необоснованно требуют
Законодательно запрещено при приеме на работу требовать документы, не предусмотренные нормативными актами РФ: Трудовым кодексом, федеральными законами, постановлениями Правительства и указами Президента. Естественно, что и отказывать кандидату на основании отсутствия таких документов неправомерно. Тем не менее, нередко работодатели настаивают на обязательном наличии и предоставлении при трудоустройстве:
- ИНН – свидетельства регистрации гражданина как налогоплательщика;
- постоянной регистрации (прописки) в том регионе, где расположена организация работодателя.
Пытаться настаивать на своих правах и пытаться бороться с системой или же согласиться на требования работодателя, в каждом отдельном случае человек решает сам.
Прием сотрудника на работу: 14 шагов
Прием на работу — процедура, без которой не обходится ни один работник. Эта процедура превращает просто гражданина в работника компании. Как происходит превращение? Давайте посмотрим.
Шаг 1. Принятие решения о приеме на работу
Во многих компаниях приему работника предшествует многоступенчатая система собеседований, тестов, сбора рекомендаций. Проверяйте работника как считаете нужным, не нарушая его права. Например, не забудьте взять его согласие на получение персональных данных от предыдущих работодателей.
Шаг 2. Проведение медосмотра (если предусмотрено законодательством)
Категории лиц, подлежащих медосмотру, перечислены в различных нормативных актах. Проверьте, не обязаны ли вы направить кандидатов на работу на предварительный медосмотр. И если обязаны — выдайте направление на медосмотр. После окончания медосмотра получите у работника медицинское заключение о том, что противопоказаний для работы не выявлено.
Шаг 3. Проверка документов
Работник явился для оформления на работу. Обязательно проверьте, в порядке ли его документы:
- Паспорт.
- Документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета.
- Трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности).
- Документ воинского учета (для военнообязанных).
- Документ об образовании или наличии специальных знаний (если требуется).
Для некоторых категорий требуются и иные документы, например, справки об отсутствии судимости (педагоги), справку с основного места работы (совместители во вредных условиях), и т.д.
Шаг 4. Заполнение анкеты (не обязательно)
Нередко в кадровых службах практикуют заполнение анкеты, автобиографии. Предлагайте анкету, если вам это удобно, законодательством это не предусмотрено.
Шаг 5. Заключение трудового договора
А вот трудовой договор с работником компания обязана заключить не позднее трех рабочих дней со дня допущения до работы (ст. 67 ТК РФ), при этом трудовой договор должен содержать обязательные сведения и обязательные условия (ч.1 ст. 57 ТК РФ). Отсутствие трудового договора грозит внушительным штрафом по ст. 5.27 КоАП РФ.
Шаг 6. Заключение договора о материальной ответственности (при необходимости)
Если в должностные обязанности работника входит непосредственное обслуживание материальных ценностей (например, продавцы, кассиры, кладовщики, экспедиторы), то заключите с ними договоры о материальной ответственности, иначе вы не сможете взыскать с сотрудников ущерб в случае недостачи.
Шаг 6. Издание приказа о приеме на работу
На основании трудового договора оформляется приказ о приеме на работу. Такой приказ оформляется по форме № Т-1 или по собственной форме, разработанной компанией.
Шаг 7. Оформление трудовой книжки
Работодатель обязан вести трудовые книжки на работников, кроме (ст. 66 ТК РФ):
- Работник проработал менее 5 дней.
- Работник — совместитель.
- Дистанционный работник с согласия работника (ст. 312.1 ТК РФ).
- В случае, если работник отказался от ведения трудовой книжки в бумажном виде.
Заполните трудовую книжку согласно Постановлению Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.
Шаг 8. Оформление личной карточки
Как принять на работу сотрудника в ООО: заключение договора, оформление приема на работу
Ни одна организация не может обойтись без наёмных работников. Даже маленькому предприятию нужен хотя бы один сотрудник — его руководитель. Зачастую небольшие предприятия пренебрегают оформлением трудовых отношений и сдают нулевую отчётность в фонды.
Первое время это может проходить незамеченным, но с ростом доходов такое положение вещей, скорее всего, привлечет внимание контролирующих органов, и они потребуют объяснений.
Фирма не может функционировать сама по себе, каждое действие — общение с контрагентами, уплата налогов, сдача отчётности — совершает конкретный человек, отношения с которым нужно официально оформить. Поэтому все организации по умолчанию сдают отчетность по сотрудникам в ПФР, ФНС и ФСС.
Контролирующие органы могут негативно воспринять нулевые показатели в отчётах и попросить объяснить причины этого. Итак, вы решили оформить отношения с работниками. Прежде всего, предстоит выбрать тип договора.
Какой заключить договор
Договор между работником и организацией может быть двух типов:
- Трудовой договор.
- Гражданско-правовой договор (договор ГПХ).
В чём отличия, и какой из договоров лучше заключить в вашем случае, поможет понять таблица ниже.
| В каких случаях заключают | Работник систематически выполняет работу по определенной должности. Например, продает товар (продавец), охраняет склад (сторож), водит машину (шофёр), ведет учёт (бухгалтер) – на эти виды работ нужно оформить трудовой договор. | Работника нанимают для выполнения конкретной, ограниченной по времени, разовой задачи. Например, для проведения рекламной акции, ремонта офиса, разработки веб-сайта и т.д. |
| Организация работы | Сотрудник выполняет распоряжения руководства по мере их поступления, соблюдает правила внутреннего трудового распорядка и график работы. Он лично выполняет свои рабочие задачи. | Важен результат, а не процесс. Заказчик не вмешивается в работу исполнителя, но может проверять промежуточные и итоговые результаты. Работник может трудиться в любое удобное для него время, если это не влияет на достижение конечного результата. Исполнитель вправе привлекать третьих лиц для выполнения работы. |
| Какими законами регулируется | Трудовым кодексом | Гражданским кодексом |
| Запись в трудовой книжке | Да | Нет |
| Какие страховые взносы платить |
|
|
| Какие гарантии предоставлять |
|
Только те, о которых договорились с работником при заключении договора. |
| Какие документы оформлять |
|
Договор |
Не спешите в попытке сэкономить взносы и сократить обязательства перед работником заключать договор ГПХ. Если по всем параметрам ваши отношения с ним относятся к трудовым, такая «подмена» договоров может привести к неприятным последствиям. Например, контролирующие органы или сам работник обратятся в суд, где признают гражданско-правовой договор трудовым.
Это приведёт к доначислению взносов, уплате штрафов, выполнению требований трудового законодательства (зарплата, отпуска и т.д.). Поэтому сначала чётко определите роль работника в вашей организации: какие у него обязанности, надо ли ему регулярно присутствовать в офисе и соблюдать график, можете ли вы назвать конечный результат его работы и т.д.
Учитывая это, вы сможете правильно выбрать тип договора.
Всё, что мы сказали про подмену трудового договора касается и самозанятых. Если вы договорились с самозанятым, что он будет работать примерно, как обычный сотрудник — значит он сотрудник. А если вы уволили сотрудника и стали работать с ним как с самозанятым — так нельзя в любом случае, это запрещено законом о налоге на профессиональную деятельность.
Статья: как сотрудничать с самозанятыми и не нарушить закон
Статья: как принять сотрудника на удалённую работу
Как оформить сотрудника по трудовому договору
-
Получить от работника необходимые документы:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (СТД-Р — выписку из электронной трудовой книжки, её можно получить у бывшего работодателя или на портале государственных услуг);
- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС) или форму АДИ-РЕГ, которую выдают вместо СНИЛС с 1 апреля 2019 года;
- документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или подготовки.
Если для сотрудника ваша фирма — первое место работы, и у него ещё нет страхового свидетельства, то вам предстоит его оформить. Для этого подайте анкету в местное отделение ПФР.
- Получить заявление от работника (шаблон заявления о приеме на работу).
-
Оформить и подписать трудовой договор. При составлении договора опирайтесь на статью 57 Трудового кодекса. Оформите договор в двух экземплярах: один останется у работника, а второй он подпишет и вернёт вам. В конце трудового договора желательно сделать запись: «Экземпляр трудового договора получил/подпись, расшифровка».
-
Ознакомить работника под роспись с внутренними актами организации, если такие есть (должностные инструкции, положение об охране труда, коммерческой тайне и т.д.).
-
Оформить приказ о приёме на работу по форме Т-1. Дата приказа не может быть раньше даты трудового договора. Работник обязательно расписывается в приказе.
Шаблон приказа о приёме
-
Отправить отчёт СЗВ-ТД в ПФР — не позже чем на следующий день после издания приказа о приёме. Если сотрудник у прошлого работодателя решил оставить бумажную трудовую книжку, внести в неё запись в течение недели со дня приёма на работу. Если работник устраивается впервые, заводить бумажную трудовую книжку не нужно.
-
Оформить личную карточку работника по форме Т-2. Её лучше распечатывать на тонком картоне или плотной бумаге.
Шаблон карточки
????
Начните работать с сотрудниками за 11 уроков
Начать обучение
Не забывайте платить налоги и взносы с зарплаты и сдавать отчёты
Вы оформили сотрудника к себе на работу. Теперь вам нужно вести учёт отработанных дней, платить зарплату, рассчитывать налоги и взносы и помнить о сроках сдачи отчётов. Например, отчёт СЗВ-ТД нужно сдавать не позже, чем на следующий рабочий день после приёма и увольнения сотрудника.
Статья актуальна на 15.02.2021