Обязан ли работодатель при командировке компенсировать штраф отеля за отмену брони

Обязан ли работодатель при командировке компенсировать штраф отеля за отмену брони В непростые времена распространения коронавирусной инфекции не только меняются условия работы, но и нередко срываются командировки сотрудников. Оплачены билеты, забронирована гостиница, выданы суточные, но случается форс-мажор, и поездка отменяется. Кому-то повезет сдать билеты, а кому-то — нет. Как это отразится на налоговой нагрузке компании?

Приказ об отмене командировки

Порядок документального оформления отмены командировки законодательством не установлен. Поэтому работодатели могут предусмотреть алгоритм действий в случае отмены командировки в локальном нормативном акте организации, например, в Положении о служебных командировках.

Поскольку при направлении сотрудника в командировку был издан соответствующий приказ, то очевидно, что отмена командировки также должна быть оформлена приказом. Обычно издается приказ об отмене служебной командировки. Этот приказ аннулирует предыдущий приказ о направлении в командировку. Форма приказа законодательно не утверждена, поэтому он составляется в произвольной форме. 

В приказе нужно указать причины отмены командировки, приложить к нему документы, которые подлежат аннулированию, и ознакомить с приказом работника.

После этого сотрудник должен вернуть полученные ранее суточные в кассу или на расчетный счет компании. Законодательством не установлен срок, в течение которого сотрудник обязан возвращать суточные при отмене командировки.

Поэтому организация может установить свой срок и прописать его, например, в Положении о служебных командировках.

Некомпенсируемые расходы

При планировании служебной командировки компания или сам работник на выданные средства заранее приобретает билеты, а также бронирует гостиницу.

Из-за отмены поездки приходится сдавать билеты и отказываться от брони в отеле. При этом не всегда можно сдать билет и вернуть деньги.

Порой дешевый тариф не предполагает возможности возврата, или поездка срывается за несколько часов до вылета, когда сдавать билет уже поздно. 

Обязан ли работодатель при командировке компенсировать штраф отеля за отмену брони

Как в таком случае быть с некомпенсируемыми перевозчиком расходами на покупку билета или суммой удержанной комиссии? 

С суммой удержанной перевозчиком комиссии обычно проблем не возникает, так как ее можно учесть в расходах на основании подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ, в котором говорится о санкциях за нарушение договорных обязательств. 

Отмена командировки: разъяснение к разъяснению

Не так давно Минфин, не вдаваясь в подробности, разрешил часть невозмещаемых командировочных расходов учесть при налогообложении прибыли. А ведь во время эпидемии коронавируса сколько командировок было отменено, и сколько убытков понесли компании, их отменившие! Поможем бухгалтеру применить это разъяснение на практике.

Если затраты на командировку были понесены, но она не состоялась, суммы, которые уже не возместить, разрешено списать в составе расходов. Но только если их можно признать обоснованными. А это случай, когда вины работника в срыве служебной поездки нет.

Об этом – Письмо Минфина от 3 июля 2020 № 03-03-06/1/57735.

Чаще всего убытками становятся  невозмещенная стоимость авиа- и железнодорожных билетов, бронирования гостиницы и т.д.

Минфин напомнил, что согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ расходами для исчисления налога на прибыль признаются экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты и убытки.

Обоснованные – это значит понесенные для извлечения прибыли. Обязательно потребуется и документальное оформление.

А в соответствии с пунктом 2 статьи 265 НК РФ убытки, понесенные в связи  с несостоявшейся командировкой, можно отнести к внереализационным расходам.

Об обоснованности расходов на отмененную командировку Минфин писал, и также без подробностей, в письме от 18 мая 2018 г. № 03-03-07/33766.

В случае отмены командировки обоснованность расходов зависит от того, по какой причине служебная поездка не состоялась. Если по вине работника, то обоснованными их признать не получится.

Если же по причинам, не обусловленным действиями работника, — то получится. К уважительным причинам можно отнести стихийные бедствия, эпидемию, закрытие транспортного сообщения.

Обязательно потребуется и документальное оформление.

Что сделать бухгалтеру при отмене командировки

Вы, конечно, знаете, что на словах командировку не отменить. На деле для отмены командировки нужно сделать много:

  • издать приказ;
  • отменить брони;
  • сдать билеты;
  • утвердить авансовый отчет;
  • разобраться с налогами.

Но обо всем по порядку.

Приказ об отмене командировки из-за коронавируса

Приказ об отмене командировки из-за коронавируса можно составить в произвольной форме. В нем укажите:

  • причины отмены командировки;
  • реквизиты приказа о командировке, который отменяется;
  • срок возврата неизрасходованного аванса;
  • срок сдачи авансового отчета;
  • порядок отмены брони гостиниц и неиспользованных билетов.

В обоснование первого пункта приказа можно привести рекомендации Роспотребнадзора, Ростуризма, главы региона и др.

Отменять бронь и сдавать билеты на проезд должен тот, кто их покупал, — фирма или командированное лицо.

Отмена брони и возврат билетов

Если командированный сотрудник оформлял бронь гостиницы и покупал билеты на проезд за свои деньги, затраты нужно ему компенсировать (ст. 168 ТК РФ). НДФЛ и страховые взносы на сумму этой компенсации не начисляйте (п.1 ст. 217 НК РФ).

Если же на эти цели выдавали работнику аванс, работник должен отчитаться: составить и сдать авансовый отчет, к которому приложить все подтверждающие документы.

А возможность дальнейшего возврата средств зависит от тарифа – как на бронь, так и на билеты.

Возвратный тариф и налоги

При возврате средств за бронь и билеты с возвратным тарифом будьте внимательны с налогами — на прибыль и НДС.

Стоимость проживания и проездного билета с возвратным тарифом можно учесть как аванс или предоплату. Поэтому при получении денег за возврат облагаемого дохода у вас не будет  (п. 1 ст. 41, п. 1 ч. 2 ст. 247 НК РФ).

Что касается НДС, обозначенного в стоимости билета, ни начислять, ни принимать его к вычету не следует. Ведь услуги перевозки не оказаны (п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Невозвратный тариф и штрафы

Если тарифы невозвратные, деньги  могут или не вернуть совсем, или вернуть, но со штрафом.

Что делать?

Разницу между ценой покупки и суммой возврата можно списать во внереализационные расходы (подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ). Для этого затраты должны быть подтверждены документально:

  • расход на невозвратный билет – самим билетом (в нем прописан тариф);
  • расход на бронь – документом из гостиницы, где тоже указан тариф;
  • штраф – чеком, где указана сумма удержания.

Проводки в бухучете

Итак, как вы написали в приказе об отмене командировки, сотрудник должен вернуть неизрасходованный аванс и отчитаться по расходам.

Расходы по отмененной командировке можно признать только на основании приказа руководителя об отмене командировки, отмены броней и возврата билетов и утверждения авансового отчета (п. 1, подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

  • А в бухучете вы сделаете такие проводки:
  • Дебет 50 (51) Кредит 71
  • — работник возвратил неизрасходованные средства.
  • Дебет 91.2 Кредит 71
  • — учтено в расходах (штраф или стоимость невозвратных билетов).
  • Дебет 71 Кредит 51 (50)
  • — компенсированы работнику понесенные им расходы.

Как оформить отмену командировки в связи с коронавирусом

В условиях пандемии отмена командировок стала частым
явлением. В этой статье мы разберем, можно ли
отменить или перенести служебную поездку из-за коронавируса, что
должно быть в приказе об отмене командировки и как
правильно отразить расходы на уже оплаченные билеты. Обо всем
по порядку.

  • Закон не ограничивает компанию в причинах отмены
    командировки. Основания для отмены запланированной рабочей поездки
    могут быть разные:
  • — потеря актуальности поездки;
  • — болезнь сотрудника;
  • — семейные обстоятельства командированного;

— форс-мажор (забастовки, природные бедствия, эпидемии
и т.д.).

Отмену командировки из-за пандемии коронавируса можно отнести
к форс-мажору. При этом не важно, по какой причине
не состоится рабочая поездка: из-за закрытых границ или
неблагоприятной эпидемиологической обстановки. Главное —
обосновать отмену поездки и по возможности сослаться
на официальные документы. Это нужно для того, чтобы
у инспекции не возникло лишних вопросов.

Если приказ о командировке был выпущен, но аванс еще
не перечислили и билеты в поездку не купили,
достаточно только выпустить приказ об отмене командировки.

Законодательно установленной формы для такого приказа нет.
Документ составляется в произвольной форме на стандартном
бланке компании. В тексте нужно указать основание для отмены
рабочей поездки — например, сослаться на официальные
источники:

В документе необходимо написать имена и должности
работников, которых затрагивает приказ. Также в тексте нужно
указать номер приказа, который аннулируется.

Сотрудник, который должен был ехать в командировку, должен
ознакомиться с приказом или распоряжением и поставить
свою подпись.

Если же компания уже успела понести расходы
на командировку, потребуется предпринять еще несколько
шагов.

2. Отменить бронирования

Даже если работник не поехал в командировку, компания
все равно несет фактические расходы, которые чаще всего полностью
возместить нельзя. При возврате ж/д и авиабилетов чаще всего
возвращается неполная сумма — удерживаются сервисные сборы
и сборы за возврат. Если билеты невозвратные,
их стоимость и вовсе нельзя вернуть (за исключением
случаев, если перевозчик сам отменил рейс).

Чем раньше оформить возврат билетов на транспорт, тем
больше денег вернется. Пользователи Туту могут сдать ж/д
и авиабилеты в личном кабинете на сайте или
в приложении.

Если билеты оформлены в аккаунте Туту Командировки, то возврат
осуществляется из бизнес-аккаунта. После оформления возврата
электронная квитанция и УПД (акт на сервисный сбор)
придут на эл.

почту, также их можно скачать в личном
кабинете.

Для авиабилетов срок возврата составляет
до 30 календарных дней, для ж/д билетов — 7-10
рабочих дней.

Также командированному нужно отменить бронирование отеля или
апартаментов, если это возможно. Некоторые сервисы бронирования при
возврате удерживают сборы за свои услуги. 

Все полученные электронные документы и чеки нужно
распечатать и сдать вместе с авансовым отчетом.

3. Заполнить авансовый отчет

Этот документ позволяет сотруднику отчитаться о том, какие
расходы он успел понести и сколько удастся вернуть. Для
отчета используют стандартную форму №АО-1. Заполнять документ нужно
тогда, когда все отчетные документы уже на руках. Сдать отчет
надо не позднее 3 дней после выхода приказа
об отмене командировки.

Читайте также:  Условия перезаключения договора социального найма

В документе нужно прописать:

  • размер перечисленного аванса;
  • сумму потраченных средств;
  • остаток или перерасход средств.

На оборотной стороне авансового отчета пропишите названия
отчетных документов (кассовый чек, квитанция на возврат, УПД)
и сумму расходов по каждому из них.

Если билет возвращен, то нужно распечатать квитанцию
возврата с указанием удержаний и суммы к возврату.
Если билет невозвратный и его не удалось сдать,
то понадобится сделать скриншот уведомления
от авиакомпании или сервиса бронирования. То же самое
и с бронью отелей.

Подробнее про
заполнение авансового отчета

4. Произвести расчеты

Задача бухгалтерии — рассмотреть все представленные
документы и произвести перерасчеты.

Если работник оплатил отель и билеты со своей карты,
ему нужно отчитаться о фактических понесенных расходах
в авансовом отчете. Деньги, которые он позже получит
от перевозчика или отеля при возврате, компания удержит
из его следующей зарплаты.

Если организация успела выплатить суточные работнику,
то он должен вернуть деньги в кассу или перечислить
на расчетный счет организации. Некоторые компании могут
удержать суточные из заработной платы по заявлению
сотрудника.

Расходы на командировку сотрудника — это затраты
организации, а не доходы сотрудника. При учете
их нужно отнести к внереализационным расходам компании. А вот
суточные к расходам причислять не нужно, поскольку
работник их не потратил.

Если сотрудник изначально оплатил билеты и жилье
со своей карты и при возврате были удержаны сборы,
компания все равно должна возместить работнику полную сумму
расходов. При компенсации сотруднику этих расходов удерживать НДФЛ
и платить страховые взносы с сумм не нужно.

Если же билеты и гостиница оплачены
с корпоративного счета (например в Туту Командировки), то деньги
возвращаются напрямую на счет компании.

Допустим, карантин и ситуация с пандемией делают
командировку невозможной именно сейчас, но необходимость
в ней не отпадает. Можно ли перенести
запланированную командировку на другое время? Отвечаем.

Перенос командировки законом никак не регулируется,
но это не значит, что он невозможен. По логике,
процесс переноса служебной поездки, как и любой другой
процесс, должен быть задокументирован и обоснован.

Руководитель командированного должен составить служебную
записку, в которой надо указать причину переноса командировки.
После согласования служебной записки с гендиректором нужно
отменить предыдущий приказ и издать новый, с указанием
других дат. Работник должен ознакомиться с документом
и подписать его.

Примечание: если командировка переносится на небольшой срок
(например, несколько дней), возвращать суточные
необязательно — все равно уже скоро они понадобятся работнику.

Авиабилеты можно не сдавать, а обменять на новые даты (если позволяет
тариф). Такую возможность предоставляют многие авиакомпании. Часто
это выгоднее, чем сдать билет и и приобрести новый.

Что
касается ж/д билетов, то их обменять
не получится — только купить другие.

* Данная статья носит информационный характер
и может не совпадать с мнением государственных
органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет
ответственность за решения, принятые на основе
информации, представленной в статье.

Туту.ру — сервис для организации путешествий
и командировок.
Мы сделали процесс бронирования билетов для рабочих поездок
удобным и прозрачным. Оплатить билеты можно банковской картой
или с онлайн-депозита компании. Все отчетные документы
о поездке приходят на эл. почту и доступны
в личном кабинете. Подробнее про Туту Командировки

Отмена командировки: как правильно оформить

В некоторых случаях уже оформленную командировку можно отменить. При отмене служебной поездки важно подготовить необходимые документы и подключить бухгалтера к работе над соответствующими отчётами. При этом отменить командировку, как и изменить её длительность, можно только на основании дополнительного приказа работодателя.

Причины отмены командировки

Вот основные причины, по которым командировка может быть отменена:

  1. В ней больше нет необходимости.

Когда сотрудник получает возможность выполнить все задачи на своём рабочем месте, работодатель может разрешить ему не уезжать.

В этом случае работодатель описывает сложившуюся ситуацию в служебной записке и объясняет, зачем нужна была командировка и почему компания решила от неё отказаться.

Только на основании такого документа можно оформить приказ об отмене поездки с указанием компенсации расходов.

Обратите внимание, что действующий приказ о командировке менять нельзя, поэтому отмена прописывается в отдельном документе. 

  1. Работнику нужно уйти на больничный. 

Если работник заболевает перед командировкой или уже после отъезда, то работодатель также может отменить действующую поездку. Для этого тоже потребуется дополнительный приказ об отмене.Так как сотрудник во время болезни не в состоянии выполнять рабочие задачи и поручение для служебной поездки, он может рассчитывать на выплату больничного пособия.

  1. Сотрудник не может поехать в командировку по личным обстоятельствам.

Сотрудник может попасть в ситуацию, когда из-за личных или семейных обстоятельств он не может отправиться в командировку или продолжать её. В этом случае он обязан оповестить работодателя, чтобы тот мог оценить важность обстоятельств и при необходимости отменить командировку. 

Командированный оповещает работодателя в виде служебной записки, где подробно описывает сложившуюся ситуацию и просит отменить поездку. Важно также прикрепить все документы, подтверждающие невозможность выполнять задачи в командировке, например, мед. справку о болезни родственника. 

  1. Форс-мажор и обстоятельства непреодолимой силы.

На случай форс-мажора работодатель должен руководствоваться локальными актами. Поэтому полезно заранее закрепить во внутреннем положении компании ситуации, связанные с обстоятельствами непреодолимой силы, и условия работы при них.

Порядок отмены командировки

Чтобы отменить командировку, нужно: 

  • определить причины отмены и собрать все подтверждающие документы;
  • составить служебную записку, указать в ней причину отмены поездки;
  • выпустить и подписать приказ об отмене командировки;
  • составить авансовый отчёт и оформить возврат неиспользованных средств, выделенных на поездку.

Возврат расходов

Если сотрудник получил деньги перед отправлением в командировку, а потом поездку отменили, он обязан вернуть аванс в кассу. Важно сделать это хотя бы за три рабочих дня после того, как командированный вернётся на работу.

Сотрудник также должен подготовить авансовый отчёт и все подтверждающие документы. Например, если билет на самолёт удалось вернуть, то нужно приложить подтверждение возврата билета, где указана его стоимость и возвращённая сумма. Если же билет был невозвратный — справку от перевозчика о том, что вернуть билет нельзя. 

Когда командировка отменяется после отъезда сотрудника, возвращать уже потраченные деньги не нужно. В этом случае выполняется пересчет выданных финансовых средств. Исключением может быть только нарушение сотрудником внутренних соглашений или устава компании. Такие вопросы будут решаться в индивидуальном порядке на основе внутренних правовых документов. 

  • Какие бывают программы лояльности, как получить отельные баллы и сколько нужно возмещать сотруднику, если в командировке он расплатился бонусами
  • Как оформить аренду жилья за границей для командировочного
  • Какие услуги отеля можно компенсировать в командировке и как правильно всё оформить

1С онлайн. Бухгалтерия, Управление торговлей, Зарплата и управление персоналом

Каким бы ни был директор, «хорошим» или «плохим», так или иначе он преследует цель максимально сократить расходы на «ненужные», по его мнению, вещи. Среди множества предложений, которые регулярно поступают к нему на стол, он едва ли смог бы купить все из тех денег, что у него есть (и даже кредитов бы не хватило).

В связи с этим ему часто приходится думать о рентабельности того или иного мероприятия. Очень жаль, но часто директора «заигрываются» с сокращением расходов и прибегают не совсем к законным методам экономии.

Один из наших клиентов по услуге «облачный 1С сервис» рассказал историю о том, как в его организации руководитель запретил бухгалтеру выплачивать суточные командированному сотруднику с той поправкой, что ему будут компенсированы расходы на питание на основании предоставленных чеков.

Собственно, нас спросили о том, насколько это правомочно и как бы в дальнейшем не столкнуться со штрафами. Не зная в самом начале ответа на этот вопрос, мы постарались проанализировать текущее законодательство. Благо, ответ получилось найти, и он оказался отрицательным. Правда, к нашему совету так никто и не прислушался, но это уже не важно.

Сегодня мы расскажем Вам, чем суточные отличаются от расходов на питание, обязан ли работодатель их компенсировать, что вообще подразумевается под понятием «командировочные» и как лучше всего поступить в ситуации, когда работника необходимо отправить выполнять свои служебные обязанности вне города его постоянного проживания.

В чем, собственно, отличие?

Начнем с того, что компенсация расходов на питание – это фактическое возмещение работодателем денежных средств, которые были затрачены работником на покупку той или иной продукции пищевой промышленности для личных нужд.

С точки зрения трудового законодательства, работодатель будет обязан возмещать денежные средства по этому поводу только в том случае, если ранее было между ним и работником заключено соответствующее соглашение, причем в письменной форме. Им можно было договориться и устно, но мы сейчас не будем рассматривать этот случай.

Суточные – отдельные от заработной платы выплаты, которые в теории должны компенсировать работнику все неудобства, связанные с его фактическим проживанием во время командировки в другом городе или стране.

Компания обязана, согласно предписаниям ТК РФ, обеспечить возможность работнику снять себе жилье или забронировать номер в гостинице, а также обеспечить теми средствами (суточными), которые сотрудник сможет потратить на личные нужды в случае такой необходимости. Как мы видим, о питании конкретно ничего в законодательстве не сказано.

Следовательно, мы делаем вывод о том, что у дирекции нет как таковой обязанности «покупать еду» сотруднику, т.к. ему и так выплачивается n-ая сумма денег на покрытие схожих затрат, чего нельзя сказать об аренде жилья, которая является отдельной статьей расходов.

Читайте также:  Банк списал все денежные средства в счет долга

Если говорить в рамках нашего примера директор решил «сжульничать», не выплачивая суточные, а компенсируя расходы на питание. Априори в этом случае руководство компании тратит меньше денег. За это, между прочим, командированный работник может подать на своего работодателя в суд. Так что, директора, имейте это ввиду, ибо скупой платит дважды.

Налоговая база

Если работодатель все же решит действовать по закону, ему в любом случае придется позаботиться о том, как правильно исчислить все налоги. В частности, компенсация расходов на питание облагается НДФЛ, как и любая другая выплата, указанная в соглашении, не считая обязательных.

Подробно отвечает на этот вопрос Минфин в своем письме от 14 октября 2009 г. № 03-04-06-01/263. Там же любопытный читатель может обнаружить для себя, что с данных компенсаций необходимо начислять некоторую сумму страховых взносов, а также учитывать эти платежи в составе расходов в целях налога на прибыль.

Этого же мнения придерживаются суды отдельных округов Российской Федерации, но есть и оппозиционное мнение. К примеру, существует постановление ФАС Северо-Западного округа от 23 марта 2009 г.

№ А05-8942/2008, в котором арбитры пришли к мнению, что компенсация расходов на питание была произведена работнику в прямых интересах компании (ведь он, находясь в командировке, выполняет прямые поручения работодателя). Поэтому, данные расходы НДФЛ облагаться не должны.

Проблема в очередной раз сводится к тому, что разрозненная судебная практика создает твердую почву для интерпретации законов в своих собственных интересах, что остается на руку коррумпированным структурам. К сожалению, это реалии нашей жизни и, по крайней мере, сейчас рядовой гражданин ничего с этим поделать не сможет при всем своем желании.

Работник «вышел из строя»

Раз мы уж затронули тему замены суточных на компенсацию повседневных расходов командированного сотрудника, то не лишним будет сказать о том, как поступить директору в ситуации, когда работник, к примеру, заболел и в связи с этим не может выполнять свои должностные обязанности.

Логично предположить, что суточные выплачиваются ему тогда, когда он фактически «находится в строю» и делает ту работу, которая на него возложена. Сразу хотим оговориться – это заблуждение. С точки зрения ТК РФ, суточные должны выплачиваться работнику ровно в том размере, сколько дней сотрудник отработал, находясь вне города своего постоянного проживания.

Даже если он в первый же день по приезду в другой город или страну заболел и на протяжении всего периода командировки «пролежал в постели», дирекция обязана начислить ему суточные. У руководства компании здесь вновь может появиться соблазн нивелировать необходимость трат, с которых у него не будет никакой отдачи.

Стоит отметить, что схожий подход к решению данного вопроса – наказуемое деяние, которое может обернуться крупным штрафом.

На «широкую ногу»

Есть еще одна занимательная сторона вопроса. Предположим, работник подписал с руководителем соглашение, где прописана обязанность работодателя компенсировать все затраты на пропитанные во время командировки.

Дабы защитить права компании хотим порекомендовать ее директору, обговорить примерную, а лучше точную сумму тех денег, которые он сможет вернуть.

Необходимо это сделать то той причине, что командированный сотрудник вдруг решит, что может себе «ни в чем не отказывать», посещая дорогие рестораны, например.

Если в соглашении будет отсутствовать точная сумма компенсационных выплат, то компании придется возместить затраты по любым чекам, предъявленным работником. В противном случае судебное разбирательство с большей долей вероятности закончится в пользу «разгулявшегося» работника.

На что еще может рассчитывать работник?

Компенсация затрат на питание – это не единственное, о чем может просить сотрудник, отправляющийся в командировку.

Из наиболее популярных потребностей – оплата мобильной связи, компенсация затрат на интернет, покупка дополнительной теплой одежды, если речь идет о поездке на Крайний Север, дополнительные деньги на тот случай, если забронированный номер в отеле будет иметь ряд неудобств и ему придется снимать другое жилье самостоятельно. Другими словами, требования могут быть абсолютно разными. Работодателю же важно понимать, что во многих из них он может отказать, будучи правым. В частности, дополнительные расходы на мобильную связь – прихоть работника, интернет – тоже прихоть, дополнительная одежда – прихоть и т.д. В то же время, работодатель должен обеспечить работника именно таким жильем, которое позволит сотруднику комфортно пребывать по месту командировки, а также платить именно тот размер суточных, которые регламентирован действующим законодательством. В любом случае, директору никто не может запрещать купить своему дорогому подчиненному шапку-ушанку из песца, дабы тот не замерз, работая за Полярным Кругом. Главное, чтобы все траты были, по возможности, согласованы заранее. Это поможет решить главную проблему всех командировок – кто и кому что должен.

Стоит ли бухгалтеру не выполнять заведомо ошибочные поручение директора?

Если директор намерен «обделить» командированного работника, ответственность за это понесет только он сам и его компания. Бухгалтер же в данном случае – лицо едва ли причастное к происходящему.

В случае возникновения конфликтной ситуации между начальником и подчиненным по поводу денежных выплат, бухгалтер всегда может сослаться на своего непосредственного руководителя, который давал соответствующие указания.

В особенности это актуально для обычных бухгалтеров (не главных), которые, в теории, не принимают самостоятельных решений по тому или иному вопросу, следовательно, ответственности не несут. Так что, решать, на чью вставать сторону, решать только им самим.

Выводы

На основании вышеизложенного мы сообщаем, что именно «заменить» выплаты суточных на компенсацию расходов на питание – противозаконное деяние, за которым последует неизбежное наложение штрафа.

Далее, все компенсирующие выплаты должны быть отражены в налоговом и бухгалтерском учете, что обязывает руководство компании облагать данные суммы налогами. Более того, работодатель вправе не компенсировать расходы на питание своего подчиненного, т.к.

эти траты не входят в число обязательных платежей, при этом за ним сохраняется возможность помочь материально своему работнику.

Большое спасибо за внимание и до новых встреч!

Возврат билетов при командировке — Полезные статьи о командировках и деловом туризме в блоге OneTwoTrip for Business

В бизнесе обстановка часто быстро меняется, в результате иногда бывает так, что уже купленные билеты для деловой поездки необходимо сдать. 

В нашей статье поговорим о том, как правильно вернуть билеты, в каких случаях это можно сделать, и как учесть возможные штрафы за отмену в бухгалтерии.

Когда можно вернуть билеты без штрафа

Вернуть деньги без всяких штрафов можно. Одна из главных причин, при которой покупатель билета может рассчитывать на полный возврат – это отмена рейса. Если авиакомпания официально заявила об отмене, например, прислала письмо или разместила информацию на сайте, вы можете требовать полный возврат средств за билет. 

А вот если сам пассажир по какой-то причине не может воспользоваться билетом – это уже обстоятельства личного характера, при которых возврат денег осуществляется по условиям тарифа.

Возврат билетов в случае отмены командировки

Например, если ваш коллега должен был лететь в другой город на конференцию, а ее отменили – вернуть деньги за перелет без штрафа будет нельзя.

В этом случае авиакомпания не отказывается от выполнения своих обязательств по перевозке. Если тариф позволяет, билет можно обменять с доплатой или произвести возврат со штрафом.

В случае, если билет куплен по невозвратному тарифу, авиакомпания в праве удержать полную стоимость билета. 

Специалисты поддержки OneTwoTrip for Business в любой ситуации готовы проконсультировать клиента по каждому случаю и предоставить информацию по правилам тарифов авиакомпаний, помочь решить вопрос с минимальными потерями.

Как правильно учитывать штраф за отмену бронирования

Штрафы за возврат билетов можно учитывать при формировании налоговой базы. Конечно же, такие расходы должны быть подтверждены документами, компания должна быть в состоянии подтвердить экономическую целесообразность не состоявшегося перелета и его важность для получения бизнесом прибыли.

Командировка подпадает под все эти пункты, так что компании могут отражать затраты на возврат билетов статье внерелизационных расходов. Обычно именно по этой статье проходят штрафы, пени и другие санкции за нарушение договоров.

Если же сотрудник покупал билеты за свой счет, а компания должна была затем компенсировать его затраты, то при отмене поездки он должен предоставить документы на уплату штрафа в рамках авансового отчета. Далее компания компенсирует ему затраты.

Планирование деловых поездок

Сам по себе возврат билетов – не слишком сложный процесс, который достаточно легко отразить в бухгалтерии. Однако, в случае командировок нужно внимательно подходить к финансовому планированию и учитывать риски. 

Если в вашей компании много спонтанных поездок, сроки которых часто переносятся, необходимо с осторожностью использовать невозвратные билеты. И наоборот – если расписание поездок обычно стабильно, это позволит серьезно сэкономить. 

Отмена командировки из-за карантина: снимаем бронирование, сдаем биле

Если командировка отменяется, то в день ее отмены так и не командированный работник может вернуть только суточные. Все остальное, уже потраченное на транспортные билеты, бронирование гостиницы, работник сможет вернуть только спустя какое-то время и не в полной сумме (после возврата билетов/аннулирования бронирования, дождавшись их компенсации).

Читайте также:  Могут ли сотрудники ппс останавливать авто и нужно ли им подчиняться

При возврате билетов компании-перевозчики обычно удерживают штрафы/часть стоимости билета, а тем, кто проплатил бронирование гостиницы, могут не вернуть деньги за бронь. Возмещать ли работнику в таком случае удержанные суммы при возвратах билетов, отмене бронирования?

Не волнуйтесь, работодатель может безналогово компенсировать расходы, понесенные работником в связи с отменой командировки, в том числе в связи с возвратом билетов на поезд, самолет и т. д. Ориентироваться можно на п. 12 разд. II и п.

11 разд. III Инструкции № 591.

В соответствии с этими нормами расходы, понесенные в связи с возвратом командированным работником билета на поезд, самолет или другое транспортное средство, могут быть возмещены с разрешения руководителя предприятия:

1) если на то были уважительные причины (в частности, решение об отмене командировки) и

2) при наличии документов, подтверждающих стоимость таких расходов.

Решение об отмене командировки оформляют приказом

В приказе об отмене командировки следует указать причину такого решения (это может быть не только карантин, но и перенос переговорного процесса, отмена конференции, болезнь работника и т. п.), сославшись на ранее изданный приказ о командировке. Кроме того, в приказе следует прописать, что работнику возмещаются понесенные им расходы.

  • И несмотря на то, что командировка отменена, работник должен вернуть неизрасходованную сумму и отчитаться о расходах.
  • Так что, ознакомившись с приказом об отмене командировки, работник в первую очередь должен утрясти вопросы с возвратами: отменить бронь гостиницы, сдать приобретенные им билеты, обязательно получить документы на возврат, подтверждающие понесенные в связи с этим расходы.
  • Справившись с возвратом и получив все нужные подтверждающие документы, работник должен вернуть неизрасходованную сумму аванса и предоставить в бухгалтерию Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет2.

Отмена брони гостиницы

За бронирование номера взимается оплата (предоплата), которая, как правило, учитывается в оплату услуг проживания, если иное не предусмотрено договором (п. 3.2 Правил, утвержденных приказом Гостурадминистрации от 16.03.2004 г. № 19).

Если работник забронировал номер и сделал гарантийную предоплату за проживание (например, расплатившись картой), то при отмене бронирования ему вернут не всю уплаченную сумму. С него может быть удержана компенсация за бронирование. Как правило, ее устанавливают в зависимости от стоимости оплаты услуги проживания за сутки.

Так что, подав заявку на отмену бронирования, работник должен для подтверждения таких расходов получить не только акт (счет или справку) о сумме, удержанной за бронирование, но и расчетный документ (чек РРО, расчетная квитанция, выписка с карточного счета).

При наличии таких подтверждающих документов расходы на бронирование гостиничного номера можно компенсировать в полной стоимости. Это не дополнительное благо работника.

Возврат билетов

Ж/д билеты. Сумма возврата/удержания из стоимости билета зависит, как правило, от времени обращения: до или после отправления поезда.

Учтите! Если поезд, на который работник возвращает билет, отменен, то работнику должны возвратить деньги в полном объеме. Комиссионный сбор за возврат билета не взимается (пп. 19.4, 19.

6 Правил, утвержденных приказом Минтранса от 27.12.2006 г. № 1196).

Согласно п. 21.2 Порядка № 331/1373 при возврате проездных/перевозочных документов, оформленных при наличном способе расчетов, на каждый экземпляр такого документа оформляют вспомогательный документ с указанием возвращаемой суммы. По требованию пассажира кассир должен предоставить ему один экземпляр вспомогательного документа.

Если был приобретен электронный проездной/перевозочный документ, тогда при возврате такого документа формируется электронный документ на возврат (п. 21.4 Порядка № 331/137, см.

приложения 16 — 19 к этому Порядку). Но учтите: его необходимо распечатать на бумажном носителе. При этом документа на возврат, распечатанного на бумажном носителе, достаточно, ведь он считается расчетным документом (п. 5.

6 Порядка № 331/137).

Авиабилет. Как правило, возврат средств авиаперевозчик осуществляет в день получения информации от пассажира о желании вернуть деньги за авиабилет, но не позднее чем в течение 7 дней.

Деньги возвращают лицу, указанному в билете, — в случае уплаты за перевозку наличными или банковским переводом или на счет владельца кредитной карты, которой оплачена перевозка (пп. 1, 4 разд.

XVIII Правил № 12394).

Размер суммы средств, возвращаемых за неиспользованный билет (его часть), зависит от использованного тарифа и тарифных нормативов авиаперевозчика.

Учтите! Если рейс, на который работник возвращает билет, отменен, то работник должен получить полную стоимость билета по цене, по которой он был приобретен.

При этом плата за операцию возврата средств не взимается (п.п. 4 п. 2 разд. XVIII Правил № 1239).

И в первом, и во втором случае к Отчету прилагают письмо (акт, справку) о возврате авиабилета, составленное компанией-продавцом.

В нем должны быть указаны: фамилия и инициалы работника, стоимость перелета, сумма возвращенных средств, комиссионные и/или другие сборы, связанные с возвратом частично использованного билета (п.

12 разд. II и п. 11 разд. III Инструкции № 59).

Кроме того, к такому документу желательно приложить сам расчетный документ, подтверждающий возврат денег (чек РРО, расчетную квитанцию, выписку с карточного счета).

Автобус. Порядок возврата неиспользованных билетов на проезд автомобильным транспортом регулируют Правила, утвержденные постановлением КМУ от 18.02.97 г. № 176. При возврате в кассу автостанции билета на автобус междугородного или международного сообщения сумма возврата/удержания из стоимости билета зависит, как правило, от времени обращения: до или после отправления.

Учтите! Если рейс, на который работник возвращает билет, отменен, то работник должен получить полную стоимость билета по цене, по которой он был приобретен.

В случае возврата проездного документа (в том числе электронного) на автобус работник должен вместе с Отчетом предоставить распечатанные на бумажном носителе документы на возврат либо письмо (акт, справку) о возврате проездного документа, составленные компанией-продавцом. В таком документе указываются сумма возвращенных средств, а также комиссионные и/или прочие сборы, связанные с возвратом билета.

Кроме того, к такому документу желательно приложить сам расчетный документ, подтверждающий возврат денег (чек РРО, расчетную квитанцию, выписку с карточного счета).

Сроки для Отчета

Теперь о сроке подачи работником Отчета и возврата аванса по несостоявшейся командировке.

Обратите внимание: Инструкция № 59 дает на все про все 3 банковских дня со дня принятия решения об отмене командировки (п. 11 разд. II и п. 18 разд. III Инструкции № 59). Однако требования этого документа для хозрасчетных предприятий носят исключительно рекомендательный характер. В то же время

другие нормативные акты, в том числе НКУ, сроков возврата наличности/подачи Отчета в случае отмены командировки не устанавливают

Поэтому, пользуясь этим, налоговики настаивают на соблюдении срока, установленного в Инструкции № 59 (см. БЗ 103.17). То есть требуют, чтобы Отчет по отмененной командировке был подан работником не позднее 3 банковских дней со дня составления приказа.

Если работник приобретал билеты за наличные средства, то при возврате деньги ему выплачиваются сразу в пункте продажи билетов. Соответственно, он сразу может погасить задолженность перед работодателем по подотчетным суммам и вовремя подать Отчет со всеми подтверждающими возврат документами.

Если приобретался электронный проездной билет (через Интернет с оплатой банковской карточкой), то возврат остатка (или даже полной суммы билета) может затянуться во времени.

И для того чтобы работник мог рассчитаться с предприятием (отчитаться) о полном или частичном возврате билетов, он сперва должен получить и сам подтверждающий документ, и деньги на карту.

В идеале работник их может получить уже на третий день после подачи/рассмотрения заявки перевозчиком (согласно правилам проведения платежей деньги будут зачислены в течение 3 банковских дней).

Однако не исключаем, что это может затянуться и на больший срок, например при возврате авиабилета — до 7 (10) дней.

Так что не факт, что работник может получить все нужные документы и деньги до истечения 3 банковских дней с даты приказа..

Да это особо и не нужно. Считаем, что подать Отчет работник может и позже — как только получит за отмену брони/возврат билетов деньги и все необходимые подтверждающие документы.

Правда, такой подход в определении сроков отчетности работника в части отмененной командировки должен быть закреплен во внутреннем Положении о командировке5 или на крайний случай указан в приказе, отменяющем командировку.

Ответственности за несвоевременную подачу Отчета нет.

Главное, чтобы работник подал Отчет и вернул неиспользованные денежные средства по отмененной командировке до окончания месяца, на который приходится предельный срок его подачи. Иначе предприятие будет вынуждено обложить всю сумму полученных работником средств НДФЛ и военным сбором как излишне израсходованные средства предприятия (п.п. 170.9.1 НКУ).

Учет расходов по отмененной командировке

Adblock
detector